Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

Flow+ is de verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens. Onze contactgegevens staan onderaan deze pagina. Voor privacy-vragen kun je terecht bij ons privacy-contact. Voor de klanten-app ligt het in twee delen. Je account — je e-mailadres, je taal, je toestellen, je volgacties en je punten — is van ons: wij beslissen waarvoor die gegevens dienen en jij hebt met ons een overeenkomst, niet met het wassalon. De wasbeurten zelf zijn de administratie van de uitbater; daarvoor is hij verantwoordelijk en verwerken wij in zijn opdracht.

2. Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen enkel wat we nodig hebben om je vraag te behandelen of onze dienst te leveren:

• Demo-formulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), wassalon-naam, je situatie en je bericht.
• Contact-formulier: dezelfde velden als hierboven.
• Technische logs: IP-adres en browser-info worden tijdelijk opgeslagen door onze hostingpartij voor beveiliging en debugging. Geen tracking-cookies, geen Google Analytics.
• Eigenaars-portaal (my.wassalonkassa.be): e-mailadres, hash van wachtwoord, naam, taalvoorkeur, en transactie-data van je wassalon-units.
• Meldingen uit het eigenaars-portaal (feedback): je naam, je e-mailadres, je melding, een schermafdruk als je die meestuurt, en technische gegevens zoals je browser, je scherm, de pagina, het wassalon en de versie van de app.

3. De klanten-app (app.wassalonkassa.be)

Deze app is voor wie in een wassalon zijn was doet. Je kunt hem gebruiken zonder account: dan zie je enkel welke machines vrij zijn, wat ze kosten en wanneer het open is, en houden we niets over jou bij. Maak je een account, dan bewaren we het volgende:

• Je e-mailadres en een versleutelde versie van je wachtwoord. Meld je aan met Google, dan krijgen we van Google je e-mailadres en je naam zoals die daar staat — je Google-wachtwoord zien wij nooit.
• Je taalkeuze en of je meldingen wil ontvangen.
• Welke wassalons je gebruikt hebt, en wanneer voor het laatst.
• Per toestel waarop je meldingen aanzette: het adres waarop je browser meldingen ontvangt, en de sleutels om die melding te versleutelen.
• Welke machine je volgt, wanneer ze gestart is en wanneer we je verwittigd hebben.
• Je puntensaldo per wassalon, welke wasbeurten die punten opleverden, en de beloningscodes die je aanvroeg.

Wat de uitbater van het wassalon ziet: zijn eigen omzet, en bij een wasbeurt waarvoor jij punten claimde een intern accountnummer. Hij ziet je e-mailadres, je naam, je toestellen en je meldingen niet — daar heeft hij geen toegang toe. Wel ziet hij totalen over zijn wassalon: hoeveel bonnen geclaimd werden, hoeveel punten gespaard, en hoeveel mensen de app er gebruikten. Gaat het om minder dan vijf mensen, dan krijgt hij geen getal maar 'minder dan 5'. Die totalen houden we ook per maand bij; ze wijzen niemand aan. Meldingen zelf gaan via de pushdienst van je browser of telefoon (Apple, Google of Mozilla); die dienst ziet dat er een bericht naar jouw toestel gaat, maar de tekst is versleuteld met de sleutels van dat toestel. In de app staat een knop om je account te verwijderen. Die wist meteen je aanmelding (je e-mailadres, je wachtwoord en je koppeling met Google), je profiel, je wassalons, je toestellen, je beloningscodes en je puntensaldo. Je wasbeurten, je volgacties en de punten die je spaarde blijven staan als activiteit van het wassalon — de wasbeurten zijn de boekhouding van de uitbater — maar de link naar jou wordt meteen doorgeknipt, zodat niemand ze nog aan jou kan koppelen. Gebruik je hetzelfde account ook als eigenaar of medewerker van een wassalon, dan blijft je aanmelding daarvoor bestaan; alleen je klantgegevens verdwijnen. Een volgactie sluiten we af zodra je was klaar is, of uiterlijk na een dag, en na 90 dagen knippen we de link met jou door. Beloningscodes die vervallen zijn zonder gebruikt te worden, verdwijnen een week later.

4. Als wij jou eerst contacteren

We stellen Wassalon-kassa soms zelf voor aan wassalons die er nog niet om vroegen, per e-mail of telefoon. Kreeg je zo'n bericht, dan is dit wat we over je zaak bijhouden en waar het vandaan komt:

• Waar het vandaan komt: de naam, het ondernemingsnummer, de rechtsvorm en het adres van je onderneming uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO); het e-mailadres en het telefoonnummer van je zaak van je eigen website, uit de KBO als je zaak ze daar zelf liet registreren, of van je openbare bedrijfsvermelding, zoals op Google Maps of in de Gouden Gids; de ligging van je wassalon soms ook uit OpenStreetMap.
• Wat we bijhouden: die gegevens, wanneer we je contacteerden en wat je antwoordde. Dat staat in ons CRM-systeem.
• Wie we per e-mail contacteren: enkel vennootschappen, op een algemeen adres zoals info@. Eenmanszaken en persoonlijke e-mailadressen mailen we niet ongevraagd.
• Waarom: we hebben er een gerechtvaardigd belang bij om ons product voor te stellen aan de wassalons waarvoor het gemaakt is. Zeg je nee of antwoord je niet, dan blijven we niet aandringen.
• Niet meer gecontacteerd worden: antwoord 'stop' op onze e-mail, zeg het aan de telefoon of mail ons. Je hoeft geen reden te geven. We schrappen je meteen uit onze prospectie.

Om je niet per vergissing opnieuw aan te schrijven, houden we van wie 'stop' zei enkel de naam van de zaak en het e-mailadres bij, met die vermelding erbij. Word je geen klant, dan wissen we de rest uiterlijk 24 maanden na het laatste contact.

5. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

• Antwoorden op je vraag of demo-aanvraag (gerechtvaardigd belang).
• Wassalons zelf contacteren om Wassalon-kassa voor te stellen (gerechtvaardigd belang).
• Het uitvoeren van een overeenkomst als je klant wordt (contract).
• Voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (wettelijke verplichting).
• Beveiliging van onze systemen (gerechtvaardigd belang).

6. Wettelijke grondslag

Voor demo- en contact-formulieren steunen we op je toestemming bij het versturen (je vinkt expliciet aan dat je akkoord gaat met de verwerking) en op gerechtvaardigd belang om je vraag op te volgen. Voor klantgegevens steunen we op de uitvoering van de overeenkomst en op wettelijke bewaarverplichtingen. Voor prospectie van wassalons (deel 4) steunen we op ons gerechtvaardigd belang; je kunt je daar altijd en zonder reden tegen verzetten.

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Demo- en contact-aanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal 24 maanden na laatste contact.
• Prospectiegegevens van wassalons die geen klant worden: maximaal 24 maanden na het laatste contact. Wie vroeg om niet meer gecontacteerd te worden, blijft op een stoplijst (naam van de zaak en e-mailadres) zolang we prospectie doen.
• Klantgegevens en operationele data: gedurende de looptijd van de overeenkomst plus de wettelijke bewaartermijn (10 jaar voor fiscaal, 5 jaar voor commerciële documenten).
• Klanten-app: je account tot je het zelf verwijdert (zie deel 3). Een volgactie draagt 90 dagen een link naar jou, daarna niet meer.
• Meldingen uit het eigenaars-portaal (feedback): 12 maanden na de melding halen we je naam, je e-mailadres en de technische gegevens uit onze database; de melding zelf blijft, zonder je naam. Een schermafdruk wissen we na 30 dagen.
• Beveiligings-logs van onze hostingpartij: maximaal 30 dagen.

8. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We werken wel met een aantal vertrouwde sub-verwerkers (data-processors) die onder strikte verwerkingsovereenkomsten staan en GDPR-conform werken. Het gaat om de volgende categorieën van ontvangers:

• Hosting- en beveiligingspartij — host van deze website + bescherming tegen aanvallen. Data blijft in EU-datacenters voor zover technisch mogelijk.
• Database- en authenticatiedienst — voor het eigenaars-portaal.
• CRM-software — voor de opvolging van je demo- of contactaanvraag en van onze prospectie.
• Betaalverwerker — ontvangt je klant-transacties, niet de persoonsgegevens van websitebezoekers.
• E-maildienst — verzending van transactionele e-mails (bevestigingen, wachtwoord-reset).
• Kantoorsoftware — zakelijke e-mail en bestandsopslag voor onze interne werking.

Sub-verwerkers buiten de EU werken onder Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie.

9. Welke rechten heb je?

Onder de GDPR/AVG heb je het recht om:

• Inzage te vragen in je gegevens.
• Onjuiste gegevens te laten rechtzetten.
• Je gegevens te laten wissen (recht om vergeten te worden).
• De verwerking te beperken.
• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Je altijd en zonder reden te verzetten tegen direct marketing, ook tegen prospectie zoals in deel 4.
• Je gegevens over te dragen naar een andere verwerker.
• Je toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur ons een e-mail om één van deze rechten uit te oefenen. We reageren binnen 30 dagen. Ben je niet tevreden? Dan kun je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Cookies

Deze website gebruikt enkel technisch noodzakelijke cookies van onze hostingpartij voor beveiliging en performance. We gebruiken geen tracking-cookies, geen Google Analytics, geen advertising-pixels. Daarom tonen we ook geen cookie-banner.

11. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: HTTPS overal, encryptie at-rest in de database, multi-factor authenticatie voor eigenaars, beperkte toegang voor medewerkers, en regelmatige beveiligingsaudits.

12. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen als de wet of onze diensten wijzigen. De laatst-bijgewerkte datum staat bovenaan. Materiële wijzigingen melden we via e-mail aan onze klanten.

13. Contact

Vragen over dit beleid of over je gegevens? Mail ons of bel ons. We helpen graag verder.